うまくいかなかった時のこと
仮名：Aさん
私は、オフィス内のでの業務が多い管理職です。
物流系の会社ですが、私の仕事は営業の管理です。
特に業績がわるいわけでもないのですが、業績が伸びなやんでいました。
決して成果が０ではないですが成功しているとも言い難い状態です。
新しい商品を売ってはみるものの、最近は売れる波にのるのがおそく頭打ちははやいという、もやもやする毎日でした。
いろいろやってみた
新商品をどんどん開発しないとじり貧になっていくと感じました。
ですが、新商品はそんなんに早いペースでできるわけでもありません。
そもそも新商品の開発は私の管理外です。
新商品のペースをあげるよりも、売り方や別の問題を探す方が先だと思いました。
ですが、何に原因があるのかもわからない状態でした。
商品ひとつとっても、ジリ品になっていくのはわかっていても、生産を中止するまででもないというように、判断に時間がかかります。
原因がわかれば、現状維持か中止するも判断できるのですが、原因がわからないので決断は先延ばしです。
この決断の遅さもあってか、原因不明の悪循環に陥っている感覚です。
気がついた ささいなこと
ある日部下の一人がが、パソコンのケーブルに足をひっかけました。
一応ケーブルは、引っかからないように固定していたのですが、ケーブルを抑えていた部品が劣化していたみたいでした。
その時部下が
「ここはケーブルが邪魔だからあんまり通りたくなかったけど、とうとう壊れましたね。」
私は、不思議におもいました。ケーブルはちゃんと固定してあったし、それほど邪魔には思えなかったのです。
「邪魔だったか？固定してあるし、問題ないとおもったが。」
「よく固定する部品に足がひっかかるんですよ、それが嫌だからあんまりそこは通らないんです。気になりませんでしたか？もしかして僕だけですかね。」
その部下はケーブルが邪魔なのは共通認識だと思っていたらしいのですが、それを聞いたのは私は初めてでした。
よくよく思い出してみると、たしかにその部下はケーブルの箇所のところはあまり通っていませんでした。
いつも、なんで遠回りしてるんだろうぐらいに思っていたのを思い出しました。
壊れた部品とケーブルの整理でもするかとおもって周りをみると、整理が必要な場所はそこだけではありませんでした。
電源コードも、たまにノートパソコンをもってくる人が使えるようにと伸びています。
以前から直そうとした電話の位置も問題です。
電話は社員の机の上ではなく、コード元の近くの机の上に載っているのです。しかも、２台ならべて。
電話する時は、その机でというのが日常化していました。電話線が邪魔になるから、単に２台ともそこに置いたという感じでしょう。
電話を社員の机の上に置くと、かならず電話線が通行の妨げになるからです。
ひっかけてパソコンや電話が壊れても困ります。
そこでこれを機に、ケーブルを整理することを決意しました。
部下と話しあうと、ケーブルを床の下に埋め込むことができるということです。
さっそく調べてOAフロア化という施工が良いとこいうにたどり着きました。
結構おおがかりな施工かと思いきや、私のオフィスなら２日はかからないとのことでした。
この時の問い合わせ先が”北陸OAフロア”でした。
電話して打ち合わせも２回ほど行い、連絡から２週間程度でOAフロア化が実現できました。
オフィスも床が綺麗だと見違えるようです。机の配置も、みんなの意見を取り入れつつ事前にレイアウト済みです。
この時は、あくまで模様替え程度の気持ちでした。
OAフロア化後
事前に決めておいたレイアウト通り、机を配置していきました。
電話２台も部下の机に置くことができました。
配置がおわると、以前のレイアウトに関しての問題点がいくつかわかりました。
以前はのびのびと仕事ができるようにと、比較的机と机を離して設置していました。
私は特に問題ないと思っていたのですが、部下が言うには人がすわっているとやや後ろが通りにくかったらしいのです。
その部下はそこまで問題じゃないとおもっていたようで、いわなかったらしいです。
今回は、机をくっつけて、パーティションで区切りました。
電話は、机の上に置き、パソコンとコピー機の間にあったケーブルもＯＡフロアの下に埋め込んで今は床の上にはありません。
見た目もすっきりし、ひろびろとしたオフィスに変わったと思いました。
机の配置が違えば、仕事のやり方も少し変わるものです。
良い点ばかりでなく、困った点も見えてきました。
電話専用の机がなくなったので、電話する時は自分の机で資料を広げて電話します。
前ならば、電話の机のところに置きっぱなしでしたので持ってくる必要のないものでした。
資料はみんなが使うので、戻さなければなりません。
パーティションも微妙で、以前ならすわったままちょっとした話ができていました。
今は、すわったままだと顔が見えないので相手のところに行って話をしなければなりません。
それから数週間。
以前となにやら違います。報告書等の情報量が依然の倍ぐらい違います。
つまりは、効率よく仕事ができたということです。
もちろん私自身も効率がよくなったと体感しています。
部下達にヒアリングすると、だいたいはオフィスが使いやすくなったという結果でした。
・前は、電話が遠かったので、要件がたまってきたらまとめてかけてた。
・棚の書類にいくまでに、椅子とぎりぎりなので後回しが多かった。
・以前は、座るスペースはひろかったけど、立ち話で相談するスペースがなかった。
問題となた電話とパーティションも解決しました。
電話は、使っていた資料を電子化することでパソコンで見ることができます。
これによって、飛躍的に効率化をはかることができました。
パーティションも周りの雑音がきにならなくなるのか、作業効率がかなりアップです。
以前は、座ったまま話かけるので、一人の人に話かけてもみんなの手が一瞬とまってしまいます。
これが案外と非効率だったようです。何事もやってみないとわからないものです。
どういうことか分析
ささいなことで効率が落ちていたのがわかりました。
ささいなことを解消することで積み重さなり、かなりの効率化になったということです。
仕事も効率よく進められるようになり、契約の締結までの時間も短くなりました。
頭打ちの問題も、報告書が増えたことにより問題点がみえてきました。
以前は考えつかなかった解決策も提示できるようになりました。
それ以外にも、オフィスが非常にすっきりして、仕事がしやすい環境です。
なにより綺麗なのは気持ちがよいものです。
これもささいなことですが、雨の日のオフィスの床が嫌いだったのです。
泥というわけでないのですが、靴跡がついてなにか汚い感じがしていました。
いまは、土足用の絨毯ですべりもしないし、きれいです。
また、汚れたそこの部分だけ取り換えられるらしく、気持ちが楽です。
オフィスでの成功
きっかけは、模様替えレベルの思いでした。
ちょっと効率が良くなればいい。ちょっと綺麗になればいい程度です。
それが、思いもかけないほどの効率化ができ仕事の成功へとつながったのです。
部下にヒアリングしても、ささいな問題点はあまり話てくれないものです。
なぜなら、そんなささいなことをを気にしているの？と言われるかもしれないと恐れているからです。
自分には、おおきなことでも、他人からみたらささいな事というのはよくあります。
今回は、OAオフィスを導入してからヒアリングしたので、ささいなことを聞くことができました。
ですが、前のオフィスのままだったら決して話してくれなかったのではないでしょうか。
例えば、椅子が通行の邪魔になるかららどうにかしてほしいといっても、たぶん何もできなかったかもしれません。
椅子を引けば問題解決ぐらいに思ったことでしょう。
それが大きな間違いだと気が付くのは、今の快適さを実感できているからです。
オフィス内を自由に行き来できるというだけで、飛躍的な効率化が望めるのです。
次はあなたの番です
ＯＡフロア化にして本当によかったです。
オフィスで日頃感じている小さなストレスがOAフロア化でなくすことができるかもしれません。
あなた自身も今のオフィスには問題があると思っているはずです。
私とおなじ仕事での伸び悩みを感じているならば、思い切ってOAフロア化にしてみるとすんなりと効率化できる可能性も高いです。
また、北陸OAフロアは地元産業です。地元に貢献することで、なんらかの繋がりができるものです。
これを機会にして新しい道がみえてくることもあるでしょう。
次はあなたが悩みを解消する番です。